Communicatie is belangrijker dan de techniek

Communicatie is belangrijker dan de techniek

Loopt u met Office 365 ook tegen deze issues aan?

  • Hoe houd ik de ontwikkelingen bij?
  • Er staan ineens allerlei functies aan waar ik niet om gevraagd heb?
  • Welke naamgeving kan ik nu het beste in Active Directory hanteren?
  • Hoe krijg ik eindgebruikers (en het management) enthousiast?
  • Hoe kan ik nu het beste beginnen?
  • Moet ik nu ook de laatste versie van Office implementeren?
  • Ga ik nu voor Click-To-Run of MSI?
  • Hoe zit het met de privacy en de beveiliging?

 

Ervaring

Ik loop al vanaf het begin mee met Office 365 en heb vele implementaties gedaan en gezien. Zelf focus ik me niet zozeer op de technische inrichting (ik weet hiervoor mensen die ik goed ken en die topkwaliteit leveren) maar meer op de communicatie en de adoptie door de organisatie. Dat laatste bepaalt immers het succes van je overstap naar Office 365.

Ik gebruik overigens zelf ook Google GSuite, zodat ik de vergelijking kan maken en de verschillen kan toelichten. Mijn kennis en ervaring heb ik echter vooral opgedaan met Office 365 (en voorloper BPOS).

Een migratie naar Office 365 vergt een goede voorbereiding. Zo moet je Active Directory op orde zijn. Niet alleen technisch, maar vooral ook qua naamgeving en account (de-) provisioning. Controle houden over wie toegang heeft, bijvoorbeeld door accounts tijdig uit te schakelen) Binnen Office 365 is de inhoud van je AD belangrijker geworden, omdat je dit op diverse plaatsen terugvindt (adresboeken, mailgroepen, DisplayName etc. Hier kan ik met mijn uitgebreide AD expertise bij helpen.

Een goede aanpak

Voor het enthousiasmeren en informeren van eindgebruikers maak ik vaak gebruik van mijn ‘Roadshow Concept’ dat ik jaren geleden heb bedacht. Met een Roadshow informeer en betrek je mensen met een vlotte, toegankelijke presentatie over de veranderingen, de impact die dit voor ze heeft, verwachtingen en welke voordelen er voor hen in zitten. Dit verhoogt de kans op adoptie aanzienlijk en voorkomt onnodige vragen bij de servicedesk. Dit concept heeft zijn waarde en succes in de praktijk bewezen.

Meestal is het slim om bij de basis te beginnen; Mail, Agenda, Contactpersonen. Laat mensen hieraan wennen en ga daarna verder met bijvoorbeeld OneNote, OneDrive, Skype etc. De mensen die voorop lopen gaan vanzelf de andere mogelijkheden ontdekken (Sway, Forms etc.) en nemen anderen daarin mee. Ik maak vaak de vergelijking met warenhuis. We geven iedereen toegang tot de parterre en zetten als men een beetje rondgekeken heeft en gewend is lift en roltrap aan naar de eerste en later de volgende etages. We willen immers wél iedereen binnen dezelfde dienst houden (in dit geval Office 365, maar dat kan ook Google zijn), terwijl wat ze binnen die dienst willen gebruiken steeds vrijer wordt gelaten.

Hulp nodig? Of gewoon eens behoefte aan iemand die de actuele mogelijkheden onafhankelijk en in een korte sessie uiteenzet? Neem gerust contact op, dan kan ik je helpen.